Gemiler inşa edildikten sonra içerisindeki çalışanların bilgi beceri deneyimine göre hareket ederler.
Aynı özellikte olan kardeş gemide karşılaşılmayan sorunlar bir diğerinde yoğun bir şekilde yaşanır. Çözmek için zaman ve para harcanır. Armatörler benzer sorunları yaşamamak adına hep birbirini benzeri kardeş gemiler alıp işletmek ya da işletmeye vermek ister. Kolay yönetilsin sorun çıkarmasın fazla masraf çıkarmasın. Yönetim ve sistemdeki zayıflıklar maalesef -running coast-‘un artışını önleyememektedir.
Bu nedenle Management firmaları bakım onarım programlarını gemilere yükleyerek kendi koydukları kriterler ışığında yönetim oluştursalar da beklenmedik sorunlarla hep karşılaşılır. Bakım onarım programını gemi yönetim sistemi ile entegre etmek düzenli takip etmek sorunu beklemekten başka bir şey değildir.
Sorunları bekleyip çözerek aferin ya da bonus alan yönetici olmak yerine sorunun ortaya çıkmasını engellemek işin en önemli noktasıdır.
-Magic Management-‘de ana tema: Sorunları çözmek değil sorun çıkarmamaktır. Düşüncesini ön plana aldığımızda, karşılaşılan sorunlara getirilen çözümleri geçici değil sorunu ortadan kaldırıcı olarak görebildiğinde gemi operasyonları kalıcı çözümlerle karşılaşacaklardır.
Bu ifadelerin ışığında plan ve projelerle mükemmele yakın inşa edilen gemilerin yaşadıkça sorun çıkarması yaşlandığı ya da yorulduğu anlamına gelmemelidir.
Yönetim ve sistem eksikliğinin arttığı düşünülmelidir.
Gemilerin sorunları plan ve projelere etken olmayan aşağıdaki girdilerden ortaya çıkar.
Bunlar;
1. Çalışanlar,
2. Yağ, yakıt, su ve alınan malzeme ve yedek parçalar,
3. Yönetim ve Yönetim sistemleri,
Gemide ortaya çıkan sorunların temelini teşkil ederler. Sırası ile irdelemeye başladığımızda;
1. Çalışanlar:
Değişen teknoloji ve teknolojiyi kullanma kabiliyetine uygun olarak Gemide -manning- düzenlemesi yeniden yapılanmalıdır. Gemilerde çalışma hayatı yeniden değerlendirilerek gemide çalışanların gemi işletmesindeki rollerini geminin değişen modern yapısına göre oluşturulmasını sağlamak. Gemide çalışan sayısı ve kabiliyetini günün şartlarına göre yeniden düzenlemek.
Yeterince tanımlanmamış ve iş bölümü yapılmamış ve iş dengesi sağlanmamış çalışma hayatı sürekli sorun yaratacaktır. Çalışanların bir kısmına az iş verip diğerini işle boğmak yeterince hoş karşılanmamaktadır.
Gemi kaptanı ve Başmühendisin görev tanımları ve yetkinlikleri her zaman tartışma konusu olmuş ve gemide görev ve sorumluluk paylaşımında sorunlar yaşanmaktadır. Oysa Elektronik cihaz ve haritalar ile gemi yönetimi çok kolay imkânlara kavuştuğu halde hem ana makinenin başına bir yönetici hem geminin başına bir yönetici koymak yerine; Kaptan ya da Başmühendisin tek başına gemiyi yönetebileceği eğitimle donatarak gemileri çift başlılıktan kurtarıp tek bir yöneticiye teslim edilmesi sorunların büyük bir kısmını ortadan kaldıracaktır.
Bunun yanı sıra yardımcı zabitler hem makinede hem güvertede birer olarak yerleştirildiğinde toplam üç zabit, iki gemici, iki makineci, bir aşçı personel ile gemiler sekiz personel ile pek ala yönetilebilecektir. Kaptan bir -chief officer- ve iki gemici ile geminin manevrasını çok kolay yapabilir. Aynı zamanda ikinci mühendis iki yağcı ile gemide olacak soruna müdahale edebilir. Yağcılardan biri elektrik bilgisi, bir diğeri kaynak ve talaşlı imalat eğitimli olması yeterlidir.
Aşçıbaşı yemek yaptığı gibi; emniyetli çalışmayı gözetme ve sağlık ve acil müdahaleden sorumlu olacaktır.
2. Yağ, yakıt, su ve alınan malzeme ve yedek parçalar:
Gemilerin ihtiyacı olan malzeme ve yedek parçalar standardına uygun doğru yerden doğru tanımlanarak temin edildiğinde sorunların büyük bir kısmı giderilmiş olacaktır. Siparişi verilen yağ, yakıt, su ve malzemeler gemi personeli tarafından kontrol edilerek teslim alınırlar. Gemi personeli ne istediğini doğru tarif ettiği halde gemiye farklı bir şey gönderildiğinde geminin istediği şeyin olup olmadığına geminin karar vermesine gerek kalmadan gerçekte istediğinin -management- ofis tarafından belirlenip temin edilmesi büyük kolaylık sağlayacaktır. Aksi takdirde gemi personelinin bilerek ya da bilmeyerek kabul ettiği malzeme ve yağ, yakıt, su kimyasalın işe yaramadığı bir sorunla karşılaştığında ortaya çıkması halinde sorunu gidermenin maliyeti oldukça yüksek olacaktır.
Gemi yönetim firması gemi ihtiyacının doğru ve personel tarafından anlaşılır, kullanılır olduğunu kontrol edecek çapraz sorgulamaları yönetim sistemine yerleştirip takip edebilmelidir.
3.Yönetim ve yönetim sistemleri:
Gemi yönetimi ve kullanılan yönetim sitemleri gemiye uyumlu ve gemi ihtiyacını giderecek şekilde organize olmalıdır. Gemi bakım onarım planları hazırlayıp gemiye vermek ve geminin bu planlara uymasını beklemek ihtiyaçları olan yedek parçanın siparişini yaptırmak gemiyi yönetmek değildir.
Geminin bakım onarım sisteminin geminin çalışma ve yükleme şartlarına göre gemiye uygun hazırlanması için gemi personeli ile işbirliği içerisinde bulunmalı gereksiz ayrıntılar ile gemi personelini görev önceliğini kaybetmesine yol açacak ayrıntılardan kaçınılmalıdır. Karşılaşılan sorunların geçici müdahale ile çözülmesi yerine sorunun bilgi ya da ekipman eksikliğinden kaynaklandığı hemen tespit edilerek doğru bilgi ve ekipmanın Gemi personeli tarafından doğru ve zamanında kullanıldığından emin olunmalıdır.
Bu nedenle bakım onarım ve gemi işletim programlarında çapraz kontrol sistemleri kurularak eksik olan bilginin ve ekipmanın takibi önemli ve önemsiz ayrıntıların birbirinden ayrılması için konsept geliştirilmeli kolay ve hızlı sorun çözmeye yönelik ip uçları yerleştirilmelidir. Sorunu başından savar gibi -instruction book- ta yazıyor olmasını işaret etmek, yetmemekte birlikte ya da görsel efektler ile personelin doğru tercihe ulaşmasına destek olunmalıdır.
Gemi personelinin ölçme ve kontrol alışkanlıklarını geliştirmeli ölçme ve kontrol cihazlarının kalibrasyonu düzenli kontrol altında tutulmalı ve raporlanmalı önemi ve gerekliliği personel ile paylaşılmalıdır.
Gemi personeli ile düzenli toplantılar yaparak potansiyel sorun çıkaracak ekipman ve cihazlar hakkında bilgiler alıp sorun çıkarmadan önlenebilmesi için gereken cihaz ve ekipmanlar ile desteklenmesi sağlanmalıdır.
Gemide çalışacak personelin gemide çalışmadan önce mesleki ve davranış eğitimlerine özen göstermeli gemide çalışırken karşılaşacağı sorunları nasıl yeneceği ne şekilde çözeceği konusunda verilen bilgileri anlayıp anlamadığı kontrol edilmeli, yapılacak pratik uygulamalar ve verilecek ipuçları ile sorunla baş edebildiği ve stres altında sorun çözebilme yetenekleri geliştirecek eğitimler verilmelidir.
Gemilerin planları -instruction book-’ları işletme programları ve personel gemi ile uygunluğunu sağlayacak olan gemi yönetimi gerekli olan bilgi kullanma, sorun çıkarmama becerilerini gemi personeli ile paylaştığı sürece karmaşık olmayan yalın ve özgün yönetim yapısı kurulacaktır.
Gemi yönetim şirketleri; armatör adına gemiyi denetleyen eksikleri gösteren yanlışları bulmak yerine, gemi personelinin kendi kendisini denetleyebilmesi eksiklerini görmesi sorunlarının üstesinden gelebilmesini sağlayacak destek ve yardımcı rolü üstlenmelidir.